Halaman ini menjelaskan alur pemesanan di Duta Swarna Group (PT Duta Swarna Dwipa) dari permintaan penawaran (RFQ) hingga pengiriman (delivery). Tujuannya agar proses pengadaan Anda lebih cepat, jelas, dan minim revisi.
Kontak Cepat
Telp: (0267) 840-3339
WA: 081290050955 / 085692451945 / 08567142654
Email: dutaswarnadwipa@gmail.com
Jam Layanan
Senin–Jum’at 08.30–16.30
Sabtu 08.30–15.00
Untuk Siapa?
Fokus layanan untuk perusahaan (B2B) dan kebutuhan operasional industri.
Ringkasan Alur (Step-by-Step)
Alur standar pengadaan: Kirim Spesifikasi → Quotation → PO/Order → Delivery. Di bawah ini penjelasan lengkapnya.
Kirim Spesifikasi (RFQ)
Kirim detail kebutuhan Anda agar kami dapat menyiapkan penawaran yang akurat.
Verifikasi & Konfirmasi Ketersediaan
Kami cek detail item, opsi merek/alternatif, serta estimasi ketersediaan dan pengiriman.
Quotation (Penawaran Harga)
Kami kirim quotation beserta informasi ringkas terkait item, qty, dan ketentuan yang diperlukan.
PO / Konfirmasi Order
Setelah disetujui, pelanggan mengirim PO atau konfirmasi order untuk proses pemenuhan.
Proses Pemenuhan & Delivery
Barang diproses dan dikirim sesuai jadwal/ketentuan yang disepakati.
1) Kirim RFQ (Detail yang Disarankan)
Semakin lengkap detail RFQ, semakin cepat kami menyiapkan penawaran yang sesuai. Anda bisa mengirim RFQ melalui WhatsApp atau email.
Checklist RFQ
- Nama perusahaan & unit/divisi (jika ada)
- Alamat pengiriman (site/plant/gudang)
- Nama item + kategori
- Spesifikasi (ukuran/tipe/material/standar)
- Merek (jika wajib) atau alternatif yang diperbolehkan
- Qty + satuan
- Target waktu pengiriman
- PIC penerima + nomor kontak
- Keterangan tambahan (contoh: kebutuhan dokumen, packing, dsb.)
Contoh Format RFQ (Copy-Paste)
Subjek: RFQ – [Nama Perusahaan] – [Lokasi/Site]
Nama Perusahaan:
Alamat Pengiriman:
PIC Penerima + Kontak:
Target Waktu Pengiriman:
Daftar Item:
1) Nama Item / Spesifikasi / Brand (jika wajib) / Qty / Satuan
2) ...
Catatan Tambahan: (opsional)
Tips: Jika ada foto label/part number/datasheet, lampirkan untuk mempercepat verifikasi.
2) Verifikasi Spesifikasi & Opsi Produk
Setelah RFQ diterima, kami melakukan verifikasi agar item yang ditawarkan sesuai kebutuhan. Tahap ini membantu mencegah kesalahan spesifikasi dan meminimalkan revisi di kemudian hari.
Validasi Spesifikasi
Kami memastikan detail teknis sesuai (tipe/ukuran/material/standar) berdasarkan info yang Anda kirim.
Merek Wajib vs Alternatif
Jika merek wajib, kami ikuti permintaan. Jika alternatif diperbolehkan, kami tawarkan opsi yang relevan.
Ketersediaan & Estimasi
Kami cek opsi ketersediaan dan estimasi waktu pemenuhan untuk menyesuaikan kebutuhan operasional.
3) Quotation (Penawaran Harga)
Setelah verifikasi, kami mengirim quotation. Quotation umumnya mencakup informasi item, qty, dan ketentuan lain yang diperlukan untuk proses pengadaan perusahaan.
Apa Saja yang Ada di Quotation?
- Ringkasan item & spesifikasi
- Qty & satuan
- Harga penawaran
- Keterangan pengiriman (sesuai kebutuhan)
- Catatan/ketentuan yang diperlukan untuk proses PO
Hal yang Perlu Anda Konfirmasi
- Kesuaian spesifikasi dan merek
- Alamat pengiriman & PIC penerima
- Jadwal penerimaan barang (jam bongkar/gate pass jika ada)
- Kebutuhan dokumen tambahan (jika ada)
Jika ada revisi, cukup berikan catatan perubahan agar kami update quotation dengan cepat.
4) PO / Konfirmasi Order
Setelah quotation disetujui, pelanggan dapat mengirim PO atau konfirmasi order. Pada tahap ini, mohon pastikan data berikut sudah final untuk menghindari penundaan.
Data yang Umum Dibutuhkan
- Nomor PO (jika menggunakan PO)
- Alamat pengiriman & PIC penerima
- Rincian item sesuai quotation
- Catatan khusus (packing, label, dokumen)
Tips Mempercepat Proses
- Kirim PO/konfirmasi pada jam kerja agar bisa diproses lebih cepat
- Pastikan spesifikasi & qty sudah final
- Informasikan ketentuan penerimaan barang di lokasi (jika ada)
5) Pemenuhan & Delivery
Setelah order dikonfirmasi, kami memproses pemenuhan dan mengatur pengiriman. Untuk memastikan proses penerimaan lancar, mohon pastikan data lokasi dan PIC penerima dapat dihubungi.
Koordinasi Pengiriman
Kami berkoordinasi dengan PIC penerima terkait alamat, jam penerimaan, dan ketentuan site.
Penerimaan Barang
Pihak penerima melakukan pengecekan kondisi barang dan kesesuaian dokumen sesuai prosedur internal perusahaan.
After-Sales Support
Jika dibutuhkan, kami membantu tindak lanjut administratif maupun informasi produk sesuai kebutuhan.
FAQ Singkat (Agar Tidak Bolak-Balik Tanya)
Apakah saya harus mencantumkan merek?
Tidak selalu. Jika merek wajib, cantumkan merek. Jika boleh alternatif, tulis “alternatif diperbolehkan” agar kami bisa memberi opsi.
Bagaimana jika spesifikasi belum lengkap?
Anda tetap bisa kirim RFQ. Tim kami akan membantu mengarahkan informasi apa yang perlu dilengkapi agar penawaran lebih akurat.
Apakah bisa pengadaan untuk banyak kategori sekaligus?
Bisa. Anda dapat mengirim daftar item multi-kategori dalam satu RFQ agar koordinasi lebih efisien.
Apakah bisa pengiriman ke area luar Karawang–Bekasi–Purwakarta?
Silakan hubungi kami. Kami akan cek opsi pemenuhan dan pengiriman sesuai kebutuhan.
Siap Memulai RFQ?
Kirim spesifikasi kebutuhan Anda sekarang. Tim Duta Swarna Group siap membantu proses pengadaan yang lebih cepat dan jelas.