Duta Swarna Group (PT Duta Swarna Dwipa) berkomitmen memberikan pemenuhan kebutuhan industri (B2B) dengan produk yang sesuai spesifikasi, proses pengadaan yang jelas, serta dukungan quality assurance untuk membantu pelanggan menjaga kelancaran operasional. Kebijakan ini menjadi pedoman kerja tim kami dalam menerima RFQ, memilih produk, melakukan verifikasi, hingga proses pengiriman.
Fokus Utama
Spesifikasi tepat, kualitas terjaga, dan proses pemenuhan yang transparan.
Untuk Pelanggan B2B
Mendukung kebutuhan pabrik, gudang, workshop, dan fasilitas industri.
Dokumentasi
Penawaran, konfirmasi, dan informasi produk disampaikan dengan jelas dan rapi.
Komitmen Kami
Standar kualitas kami dibangun untuk memastikan pelanggan menerima produk yang tepat dan informasi yang dapat dipercaya. Berikut komitmen yang kami pegang dalam setiap pemesanan.
1) Sesuai Spesifikasi
Setiap item dipenuhi berdasarkan spesifikasi yang disepakati (tipe, ukuran, material, rating, dan kebutuhan aplikasi), termasuk preferensi merek jika ditentukan.
2) Kualitas Terverifikasi
Kami mengutamakan produk dari sumber pemasok yang kredibel. Informasi produk diverifikasi untuk meminimalkan risiko ketidaksesuaian.
3) Komunikasi Transparan
Jika ada perubahan ketersediaan, alternatif produk, atau penyesuaian waktu pemenuhan, kami informasikan secara jelas sebelum proses dilanjutkan.
Ruang Lingkup Quality Assurance
Quality assurance kami fokus pada akurasi pemenuhan dan kesesuaian informasi, termasuk pemeriksaan administratif dan pemeriksaan fisik sederhana (sepanjang memungkinkan) sebelum pengiriman.
Verifikasi Sebelum Pemesanan
- Review RFQ: spesifikasi, qty, kebutuhan merek, dan target pengiriman
- Konfirmasi item: kode/part number (jika ada) dan kesesuaian aplikasi
- Konfirmasi ketersediaan dan estimasi pemenuhan
- Penawaran (quotation) dengan detail item yang jelas
Pemeriksaan Sebelum Pengiriman
- Pengecekan kesesuaian item dengan dokumen pemesanan (PO/konfirmasi order)
- Pemeriksaan kuantitas & kondisi kemasan
- Labeling/identifikasi item untuk memudahkan penerimaan
- Dokumen pengiriman disiapkan sesuai kebutuhan (delivery note, dsb.)
Catatan: Untuk kategori tertentu (mis. barang pabrikan dengan segel, item khusus, atau produk yang memiliki standar/sertifikat), metode pemeriksaan mengikuti karakteristik produk dan ketentuan produsen.
Standar Informasi Spesifikasi
Agar pemenuhan lebih akurat, kami menganjurkan pelanggan menyertakan informasi spesifikasi sedetail mungkin. Ini juga membantu mempercepat penawaran dan mengurangi revisi.
Detail yang Dianjurkan
- Nama item & kategori
- Spesifikasi teknis: ukuran, material, tipe, rating (jika relevan)
- Merek/brand dan part number (jika wajib)
- Jumlah (qty) & satuan
- Penggunaan/aplikasi (singkat) untuk validasi kecocokan
- Target waktu pengiriman & alamat kirim
Jika Spesifikasi Belum Lengkap
Jika data belum lengkap, tim kami dapat membantu dengan pertanyaan klarifikasi untuk memastikan kecocokan produk. Untuk beberapa item, kami juga dapat menawarkan opsi alternatif yang setara, setelah mendapat persetujuan pelanggan.
Kebijakan Alternatif Produk
Dalam kondisi tertentu, item dengan merek atau tipe spesifik dapat memiliki keterbatasan stok atau waktu pemenuhan. Untuk menjaga kelancaran operasional pelanggan, kami menerapkan kebijakan alternatif berikut.
Alternatif Hanya dengan Persetujuan
Jika pelanggan menetapkan merek/part number wajib, kami tidak mengganti tanpa persetujuan. Jika alternatif diperbolehkan, kami akan memberikan opsi yang setara untuk dipertimbangkan.
Kesesuaian Fungsi & Spesifikasi
Alternatif (bila disetujui) dipilih dengan mempertimbangkan kesetaraan fungsi dan spesifikasi utama. Kami mengutamakan transparansi informasi sebelum pelanggan memutuskan.
Dokumentasi Jelas
Setiap perubahan atau substitusi dicantumkan jelas pada penawaran/konfirmasi agar tidak terjadi perbedaan saat penerimaan.
Kebijakan Pengemasan & Pengiriman
Kami menjaga agar proses pengiriman membantu pelanggan menerima barang dengan aman dan mudah diverifikasi saat penerimaan. Untuk kebutuhan site tertentu (pabrik/kawasan industri), kami mengikuti ketentuan penerimaan barang yang berlaku.
Pengemasan
- Menjaga kondisi kemasan produk dan identitas item
- Pengemasan tambahan bila diperlukan untuk keamanan transportasi
- Pengelompokan item agar memudahkan proses receiving
Pengiriman
- Koordinasi jadwal pengiriman sesuai kebutuhan pelanggan
- Informasi dokumen & penerimaan disiapkan sebelum pengiriman
- Komunikasi status pemenuhan bila ada penyesuaian
Untuk permintaan khusus (mis. jam bongkar, gate pass, PIC penerima, atau prosedur site), mohon informasikan di awal agar pengiriman berjalan lancar.
Penanganan Ketidaksesuaian (Klaim/Retur)
Jika terjadi ketidaksesuaian barang atau kendala penerimaan, kami siap membantu proses tindak lanjut secara profesional. Berikut alur yang dianjurkan agar penanganan lebih cepat.
Langkah yang Disarankan
- Hubungi tim kami melalui WhatsApp/email
- Sertakan nomor dokumen (quotation/PO/invoice bila ada)
- Kirim foto kondisi barang, label, dan kemasan
- Jelaskan ketidaksesuaian (spesifikasi/qty/kondisi)
- Kami lakukan verifikasi dan tindak lanjut sesuai ketentuan
Ketentuan Umum
- Barang disimpan dalam kondisi baik dan tidak digunakan selama proses verifikasi
- Pengembalian/penukaran mengikuti karakteristik produk dan ketentuan pemasok
- Komunikasi tindak lanjut dilakukan secara transparan
Tujuan kami adalah menyelesaikan kendala secara adil dan efisien.
Komitmen Berkelanjutan
Kami terus meningkatkan kualitas layanan melalui perapihan proses internal, peningkatan koordinasi dengan pemasok, dan perbaikan komunikasi agar pemenuhan kebutuhan pelanggan semakin efektif.
Perbaikan Proses
Standarisasi alur RFQ–quotation–pemenuhan untuk meminimalkan kesalahan dan mempercepat respons.
Penguatan Kemitraan
Memperkuat jaringan pemasok untuk menjaga ketersediaan dan konsistensi kualitas produk.
Fokus Pelanggan
Menjaga komunikasi yang jelas agar pelanggan memperoleh informasi yang akurat dan dapat ditindaklanjuti.
Butuh Bantuan Menentukan Spesifikasi?
Kirim kebutuhan Anda, dan tim Duta Swarna Group akan membantu proses klarifikasi agar penawaran dan pemenuhan lebih akurat.