Halaman ini menyediakan format dan informasi yang memudahkan proses pengadaan industri (B2B) bersama Duta Swarna Group (PT Duta Swarna Dwipa). Anda dapat menyalin template di bawah ini untuk mempercepat proses RFQ (Request for Quotation), verifikasi PO, pengaturan alamat pengiriman, serta pencatatan data perusahaan.
Kontak Cepat
Telp: (0267) 840-3339
WA: 081290050955 / 085692451945 / 08567142654
Email: dutaswarnadwipa@gmail.com
Jam Layanan
Senin–Jum’at 08.30–16.30
Sabtu 08.30–15.00
Catatan
Gunakan format RFQ/PO di bawah agar penawaran lebih cepat dan akurat.
1) Template RFQ (Request for Quotation)
RFQ yang lengkap membantu kami menyiapkan penawaran yang tepat dan meminimalkan revisi. Silakan copy–paste format berikut ke WhatsApp atau email.
Format RFQ – Ringkas
Cocok untuk permintaan cepat (beberapa item).
SUBJEK: RFQ – [Nama Perusahaan Anda] – [Lokasi] – [Tanggal] 1) Data Perusahaan - Nama Perusahaan: - PIC / Departemen: - No. HP/WA: - Email: 2) Alamat Pengiriman - Nama Site/Gudang: - Alamat Lengkap: - PIC Penerima: - Jam Terima/Bongkar: - Ketentuan Gate Pass (jika ada): 3) Detail Item - Item 1: [Nama item] | Spesifikasi: [ukuran/tipe/material] | Merek: [wajib/alternatif] | Qty: [ ] | Target kirim: [ ] - Item 2: ... - Lampiran foto/drawing/datasheet (jika ada): 4) Catatan Tambahan - Keterangan penting (standar/sertifikat/kemasan): - Metode pembayaran yang diharapkan (opsional):
Format RFQ – Detail (Disarankan)
Cocok untuk RFQ multi-item dan kebutuhan spesifikasi ketat.
SUBJEK: RFQ – [Nama Perusahaan] – [Kode/Project] – [Tanggal] A. Informasi Umum - Nama Perusahaan: - NPWP / (opsional): - PIC / Jabatan: - No. Telp/WA: - Email: - Kebutuhan: ( ) Rutin ( ) Sekali ( ) Proyek B. Informasi Pengiriman - Lokasi/Site: - Alamat lengkap: - PIC penerima & kontak: - Jam operasional penerimaan: - Dokumen wajib saat kirim: ( ) Delivery Note ( ) COA (jika perlu) ( ) Lainnya: - Ketentuan akses/gate pass: C. Daftar Kebutuhan (Isi per item) - Nama item: - Kategori: [MRO/Safety/Electrical/Chemical/dll] - Spesifikasi lengkap: [ukuran/tipe/material/grade] - Merek/Part Number: [wajib/alternatif] - Qty & Satuan: - Permintaan sertifikat/dokumen: [jika ada] - Target waktu pengiriman: - Catatan: [kemasan/warna/kompatibilitas/standar] D. Lampiran - Foto/Nameplate/Drawing/Datasheet (jika tersedia) E. Preferensi (Opsional) - Metode pembayaran: - Kebutuhan faktur/format dokumen khusus:
2) Format PO (Purchase Order) – Checklist
Anda dapat menggunakan format PO internal perusahaan Anda. Agar proses pemenuhan berjalan lancar, pastikan PO memuat informasi minimum berikut.
Informasi PO
- Nomor PO & tanggal PO
- Nama perusahaan & alamat billing
- Nama vendor: PT Duta Swarna Dwipa (Duta Swarna Group)
- PIC / kontak procurement
- Referensi quotation (nomor & tanggal) jika ada
Detail Item
- Nama item & spesifikasi lengkap
- Merek/part number (jika wajib)
- Qty & satuan
- Harga satuan & total (sesuai kesepakatan)
- Catatan substitusi (jika boleh)
Pengiriman & Dokumen
- Alamat pengiriman lengkap + PIC penerima
- Jam penerimaan barang
- Syarat serah terima (tanda terima / DN)
- Dokumen wajib (DN/Invoice/Tax/COA jika perlu)
- Catatan akses site/gate pass (jika ada)
Catatan Praktis
Untuk kebutuhan yang sensitif spesifikasi (misalnya ukuran/grade/material), mohon tuliskan detail selengkap mungkin dan cantumkan apakah alternatif merek diperbolehkan. Ini membantu menghindari ketidaksesuaian saat pemenuhan.
3) Alamat Pengiriman
Gunakan format alamat berikut untuk keperluan pengiriman/delivery. Jika pengiriman dilakukan ke site pelanggan, mohon sertakan alamat lengkap site, PIC penerima, jam terima, dan ketentuan akses.
Alamat Kantor (Duta Swarna Group)
Jika Anda membutuhkan alamat untuk dokumen internal (Vendor Master), silakan gunakan format di atas.
Format Alamat Pengiriman ke Site Pelanggan
[Nama Perusahaan / Nama Site] [Alamat lengkap + patokan] [Kelurahan/Desa, Kecamatan] [Kota/Kabupaten, Provinsi, Kode Pos] PIC Penerima: [Nama] No. HP/WA: [Nomor] Jam Terima: [mis. 08.00–16.00] Ketentuan Gate Pass/Akses: [jika ada] Catatan: [instruksi bongkar/parkir/packing]
Sertakan informasi akses (gate pass, APD wajib, jam bongkar) agar pengiriman lebih lancar.
4) Data Perusahaan (Untuk Vendor Master / Administrasi)
Berikut informasi dasar perusahaan yang umumnya diminta oleh tim procurement untuk registrasi vendor. Jika Anda membutuhkan dokumen tambahan (mis. NPWP/Legal), silakan hubungi kami.
Jika perusahaan Anda memerlukan format data khusus (mis. vendor registration form), kirimkan form tersebut melalui email/WhatsApp agar kami lengkapi.
5) Template Email/WhatsApp (Siap Kirim)
Gunakan template singkat berikut untuk mempercepat komunikasi.
Template WhatsApp – RFQ
Halo Duta Swarna Group, Saya [Nama] dari [Perusahaan]. Mohon penawaran untuk kebutuhan berikut: 1) [Nama item] – [Spesifikasi] – Qty [ ] – Target kirim [ ] 2) [Nama item] – [Spesifikasi] – Qty [ ] – Target kirim [ ] Lokasi kirim: [Alamat/Site] PIC penerima: [Nama] – [No. HP] Lampiran: [foto/datasheet] (jika ada) Terima kasih.
Template Email – PO / Konfirmasi Order
Subject: PO / Konfirmasi Order – [Perusahaan] – [Nomor PO] Yth. Duta Swarna Group, Bersama email ini kami lampirkan PO No. [ ] untuk pemesanan sesuai quotation [No/Date] (jika ada). Alamat pengiriman: [alamat lengkap + PIC + jam terima] Mohon konfirmasi penerimaan PO dan estimasi pengiriman. Terima kasih. Hormat kami, [Nama] [Jabatan/Dept] [Perusahaan] [No. Telp/WA]
Butuh Bantuan Menyiapkan RFQ/PO?
Kirimkan detail kebutuhan Anda. Tim kami siap membantu menyusun penawaran dan memastikan proses pengadaan berjalan rapi.